RODO

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

dotycząca przetwarzania danych osobowych uczestników zajęć organizowanych przez Studio Gwiazd

Niniejsza klauzula informacyjna została przygotowana zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Dokładamy wszelkich starań, aby dane osobowe uczestników zajęć, zawodników, rodziców oraz opiekunów prawnych były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w sposób bezpieczny, przejrzysty oraz z poszanowaniem prawa do prywatności.

Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych przez współadministratorów prowadzących działalność pod marką Studio Gwiazd.

1. Współadministratorzy danych osobowych

Współadministratorami danych osobowych uczestników zajęć, zawodników oraz ich rodziców lub opiekunów prawnych są:

  • UKS Studio Gwiazd z siedzibą w Chorzowie,
  • Studio Gwiazd Anita Malinowska z siedzibą w Chorzowie,
  • Studio Gwiazd Róża Kardyka z siedzibą w Chorzowie,
  • Studio Gwiazd Kacper Kardyka z siedzibą w Chorzowie.

Współadministratorzy prowadzą wspólną działalność polegającą na organizacji zajęć sportowych, rekreacyjnych i szkoleniowych, warsztatów, obozów, zawodów, pokazów oraz innych wydarzeń związanych z działalnością Studio Gwiazd.

W związku z prowadzoną działalnością współadministratorzy korzystają ze wspólnego systemu obsługi uczestników ActiveNow, wspólnej dokumentacji organizacyjnej oraz wspólnych narzędzi komunikacji, w związku z czym wspólnie przetwarzają dane osobowe uczestników oraz ich rodziców lub opiekunów prawnych.

W dalszej części niniejszego dokumentu wszyscy współadministratorzy będą łącznie określani jako „Studio Gwiazd”.

2. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

Osobą odpowiedzialną za koordynację procesu przetwarzania danych osobowych oraz kontakt w sprawach związanych z ochroną danych jest:

Anita Malinowska

e-mail: kontakt@studio-gwiazd.pl

Pod wskazanym adresem można uzyskać informacje dotyczące sposobu przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z przepisów RODO oraz zgłaszać wszelkie pytania związane z ochroną danych.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

Studio Gwiazd przetwarza wyłącznie dane osobowe niezbędne do prowadzenia działalności sportowej, rekreacyjnej, szkoleniowej oraz organizacyjnej.

W zależności od celu przetwarzania mogą być przetwarzane następujące dane:

Dane uczestnika zajęć

  • imię i nazwisko, data urodzenia, PESEL
  • płeć, adres zamieszkania,
  • numer telefonu (jeżeli dotyczy),
  • adres poczty elektronicznej (jeżeli dotyczy),
  • wizerunek utrwalony na zdjęciach i nagraniach,
  • informacje o osiągnięciach sportowych, wynikach zawodów oraz przyznanych wyróżnieniach.

Dane rodzica lub opiekuna prawnego

  • imię i nazwisko, adres zamieszkania,
  • numer telefonu, adres e-mail,
  • dane niezbędne do wystawienia faktury lub rachunku,
  • informacje dotyczące płatności.

Dane przekazywane dobrowolnie

W celu zapewnienia bezpieczeństwa uczestników podczas zajęć, zawodów, warsztatów oraz obozów rodzic lub opiekun prawny może dobrowolnie przekazać informacje dotyczące stanu zdrowia dziecka, w szczególności:

  • alergii, przeciwwskazań zdrowotnych, przyjmowanych leków,
  • informacji o niepełnosprawności, innych informacji niezbędnych do zapewnienia bezpieczeństwa uczestnika.

Dane te są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia właściwej opieki i bezpieczeństwa uczestnika.

4. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Studio Gwiazd przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji swojej działalności statutowej, sportowej, organizacyjnej oraz administracyjnej.

Dane osobowe są przetwarzane w szczególności w celu:

  • prowadzenia zapisów na zajęcia, organizacji i prowadzenia treningów,
  • prowadzenia ewidencji uczestników, kontaktu z rodzicami lub opiekunami,
  • organizacji zawodów, pokazów, warsztatów, obozów i wyjazdów,
  • zgłaszania uczestników do organizatorów zawodów oraz właściwych związków sportowych,
  • prowadzenia rozliczeń i wystawiania dokumentów księgowych,
  • prowadzenia dokumentacji organizacyjnej, zapewnienia bezpieczeństwa uczestników,
  • prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych związanych z działalnością Studio Gwiazd,
  • dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami,
  • realizacji obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest w szczególności:

  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą,
  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem,
  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacja obowiązków prawnych ciążących na współadministratorach,
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes współadministratorów, polegający na prowadzeniu działalności sportowej, organizacyjnej i promocyjnej.

Jeżeli rodzic dobrowolnie przekaże informacje dotyczące zdrowia uczestnika, dane te będą przetwarzane wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa dziecka podczas zajęć i wydarzeń sportowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

5. Sposób przetwarzania danych oraz wykorzystywane systemy

W celu prawidłowej organizacji działalności Studio Gwiazd dane osobowe mogą być przetwarzane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej z wykorzystaniem odpowiednio zabezpieczonych systemów informatycznych.

Studio Gwiazd korzysta z następujących systemów oraz narzędzi:

  • ActiveNow – obsługa zapisów, uczestników, płatności oraz komunikacji z rodzicami,
  • Google Workspace, w tym Gmail i Google Drive – prowadzenie korespondencji oraz przechowywanie dokumentacji,
  • WhatsApp – komunikacja organizacyjna z rodzicami i uczestnikami,
  • Messenger – kontakt organizacyjny,
  • Facebook,
  • Instagram,
  • TikTok,
  • strona internetowa Studio Gwiazd,
  • telefon oraz wiadomości SMS.

Za pośrednictwem wskazanych narzędzi mogą być przekazywane informacje dotyczące między innymi:

  • harmonogramów zajęć, zmian organizacyjnych, płatności,
  • zawodów, pokazów, warsztatów, obozów,
  • wyników sportowych, osiągnięć uczestników,
  • zdjęć i materiałów filmowych związanych z działalnością Studio Gwiazd.

Studio Gwiazd dokłada wszelkich starań, aby korzystać wyłącznie z narzędzi zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych oraz stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem lub ujawnieniem.

6. Komunikacja z uczestnikami oraz rodzicami

Studio Gwiazd wykorzystuje różne formy komunikacji w celu zapewnienia sprawnej organizacji zajęć oraz przekazywania bieżących informacji uczestnikom i ich rodzicom lub opiekunom prawnym.

Komunikacja może odbywać się za pośrednictwem:

  • systemu ActiveNow,
  • poczty elektronicznej,
  • wiadomości SMS,
  • połączeń telefonicznych,
  • grup oraz wiadomości w aplikacji WhatsApp,
  • komunikatora Messenger,
  • strony internetowej Studio Gwiazd,
  • oficjalnych profili Studio Gwiazd w mediach społecznościowych.

Za pośrednictwem wskazanych kanałów mogą być przekazywane informacje dotyczące w szczególności:

  • harmonogramów zajęć, zmian organizacyjnych, płatności, zawodów, pokazów, warsztatów i obozów,
  • spraw związanych z bezpieczeństwem uczestników, wyników sportowych i osiągnięć zawodników,
  • bieżącej działalności Studio Gwiazd.

Studio Gwiazd dokłada wszelkich starań, aby przekazywane informacje były kierowane wyłącznie do osób uprawnionych oraz aby wykorzystywane środki komunikacji zapewniały odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

 

7. Odbiorcy danych osobowych

Dostęp do danych osobowych posiadają wyłącznie osoby upoważnione przez Studio Gwiazd oraz podmioty współpracujące wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów określonych w niniejszej klauzuli.

Odbiorcami danych osobowych mogą być w szczególności:

  • dostawca systemu ActiveNow,
  • podmioty świadczące usługi informatyczne,
  • dostawcy usług poczty elektronicznej i przechowywania danych (Google Workspace),
  • operatorzy mediów społecznościowych (Facebook, Instagram, Messenger, TikTok),
  • operatorzy płatności oraz banki,
  • biuro rachunkowe lub podmioty świadczące usługi księgowe,
  • organizatorzy zawodów sportowych, pokazów, warsztatów i obozów,
  • polskie i międzynarodowe związki sportowe, federacje oraz organizacje sportowe – jeżeli zgłoszenie uczestnika do zawodów wymaga przekazania danych,
  • firmy ubezpieczeniowe – jeżeli jest to niezbędne do realizacji ochrony ubezpieczeniowej lub zgłoszenia szkody,
  • podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Każdy podmiot przetwarzający dane na zlecenie Studio Gwiazd zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług świadczonych przez dostawców systemów informatycznych oraz mediów społecznościowych dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Przekazywanie danych odbywa się wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami RODO oraz z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa.

Studio Gwiazd korzysta wyłącznie z usług podmiotów zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

9. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe będą przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane.

W szczególności dane mogą być przechowywane:

  • przez okres uczestnictwa dziecka w zajęciach organizowanych przez Studio Gwiazd,
  • przez okres wymagany przepisami prawa dotyczącymi rachunkowości oraz przepisami podatkowymi – w odniesieniu do dokumentacji księgowej,
  • do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z uczestnictwa w zajęciach lub zawartych umów,
  • przez okres niezbędny do realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa,
  • do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych lub cofnięcia zgody – jeżeli podstawą przetwarzania była zgoda.

Po upływie okresu przechowywania dane osobowe są usuwane lub poddawane anonimizacji, chyba że obowiązujące przepisy prawa nakładają obowiązek ich dalszego przechowywania.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Studio Gwiazd, przysługują prawa wynikające z przepisów RODO, w szczególności prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych,
  • sprostowania danych nieprawidłowych lub ich uzupełnienia,
  • usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
  • ograniczenia przetwarzania danych,
  • przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie współadministratorów,
  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie danych narusza obowiązujące przepisy prawa.

Realizacja powyższych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z obowiązujących przepisów prawa.

11. Wizerunek uczestników oraz publikacja materiałów

W związku z prowadzoną działalnością sportową, rekreacyjną i promocyjną Studio Gwiazd podczas zajęć, zawodów, pokazów, warsztatów, obozów, wyjazdów oraz innych wydarzeń organizowanych lub współorganizowanych przez Studio Gwiazd mogą być wykonywane zdjęcia oraz nagrania audio i wideo przedstawiające uczestników.

Materiały te mogą być wykorzystywane w szczególności w celach:

  • dokumentowania działalności Studio Gwiazd,
  • informowania o bieżącej działalności,
  • promocji zajęć oraz wydarzeń organizowanych przez Studio Gwiazd,
  • prezentacji osiągnięć sportowych uczestników,
  • prowadzenia strony internetowej oraz profili Studio Gwiazd w mediach społecznościowych,
  • przygotowywania materiałów promocyjnych, informacyjnych i reklamowych.

Materiały mogą być publikowane między innymi na:

  • stronie internetowej Studio Gwiazd,
  • profilach Studio Gwiazd w serwisach Facebook, Instagram oraz TikTok,
  • materiałach drukowanych, plakatach, ulotkach, banerach oraz innych materiałach promocyjnych związanych z działalnością Studio Gwiazd.

Podczas zawodów, pokazów, imprez sportowych oraz wydarzeń otwartych zdjęcia i nagrania mogą być wykonywane również przez organizatorów wydarzeń, media, sponsorów, partnerów wydarzeń, rodziców, opiekunów oraz innych uczestników. Studio Gwiazd nie ma wpływu na wykonywanie oraz dalsze wykorzystywanie zdjęć i nagrań wykonywanych przez organizatorów wydarzeń, media, sponsorów, partnerów wydarzeń, rodziców, opiekunów oraz inne osoby uczestniczące w wydarzeniach.

Studio Gwiazd dokłada wszelkich starań, aby publikowane materiały przedstawiały uczestników z poszanowaniem ich godności, prywatności oraz dobrego imienia, a ich publikacja służyła wyłącznie celom związanym z działalnością sportową, edukacyjną, informacyjną i promocyjną.

 

12. Dane dotyczące zdrowia

W celu zapewnienia bezpieczeństwa uczestników podczas zajęć, warsztatów, zawodów, pokazów oraz obozów rodzic lub opiekun prawny może dobrowolnie przekazać informacje dotyczące stanu zdrowia dziecka.

Mogą to być między innymi informacje o:

  • alergiach, chorobach przewlekłych,  przyjmowanych lekach, przeciwwskazaniach zdrowotnych,
  • niepełnosprawności, przebytych urazach lub kontuzjach,
  • innych okolicznościach mających wpływ na bezpieczeństwo uczestnika.

Dane te są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa uczestnika oraz właściwej organizacji zajęć i innych wydarzeń organizowanych przez Studio Gwiazd.

Dostęp do tych informacji posiadają wyłącznie osoby, którym są one niezbędne do wykonywania powierzonych obowiązków.

13. Bezpieczeństwo danych osobowych

Studio Gwiazd stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, ujawnieniem lub dostępem osób nieuprawnionych.

Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby upoważnione, które zostały zobowiązane do zachowania poufności oraz przetwarzają dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich obowiązków.

Studio Gwiazd dokłada wszelkich starań, aby wykorzystywane systemy informatyczne oraz dokumentacja były odpowiednio zabezpieczone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz aktualnymi standardami bezpieczeństwa.

14. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych

Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z przepisów RODO lub zgłoszenia dotyczące ochrony danych osobowych można kierować do osoby odpowiedzialnej za koordynację procesu ochrony danych:

Anita Malinowska

e-mail: kontakt@studio-gwiazd.pl

Studio Gwiazd udziela odpowiedzi na zgłoszenia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminach przewidzianych obowiązującymi przepisami prawa.

15. Postanowienia końcowe

Niniejsza Klauzula Informacyjna obowiązuje wszystkich uczestników zajęć organizowanych przez Studio Gwiazd oraz ich rodziców lub opiekunów prawnych.

Studio Gwiazd zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Klauzuli Informacyjnej w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu przetwarzania danych osobowych lub wykorzystywanych systemów informatycznych.

Aktualna wersja Klauzuli Informacyjnej jest dostępna na stronie internetowej Studio Gwiazd oraz może zostać udostępniona na życzenie osoby, której dane dotyczą.

Niniejsza Klauzula Informacyjna obowiązuje od dnia 1 sierpnia 2026 r. i zastępuje wszystkie wcześniejsze informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych publikowane przez Studio Gwiazd.